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WA Tenant Bureau Policies / Politiques
Effective Date: October 16, 2025
Purpose: We collect personal information from tenants and landlords solely to provide tenant-screening and property management services.
Information We Collect: Tenant name, date of birth, current and previous addresses, employment and rental history, references from prior landlords or employers, any other information necessary to assess tenancy suitability.
How We Use Information: To generate tenant screening reports for landlords, verify identity and employment/rental history, communicate with tenants and landlords.
Consent: Explicit consent is required before collecting, using, or disclosing personal information. Consent may be withdrawn at any time; withdrawal does not affect reports already issued.
Access and Correction: Tenants may request access or corrections by contacting privacy@watenantbureau.com. Requests are addressed promptly.
Data Retention: Information is retained up to 3 years unless otherwise consented; data no longer needed is securely destroyed.
Data Security: Stored securely with encryption, access control, and audits. Only authorized personnel access sensitive data.
Cross-Border Transfers: Data is stored in Canada; explicit consent is obtained for transfers outside Canada.
Updates: This policy may be updated periodically. Updates are posted on the website.
Tenants must explicitly consent to all rental and employment history verifications and reference checks before data is collected or shared. Consent is collected digitally or in writing and stored securely. Tenants may revoke consent at any time; it does not affect reports already issued. Landlords cannot access tenant data without consent.
Tenant and landlord data is retained up to 3 years unless otherwise consented. Data is destroyed securely once no longer required. Security measures include AES-256 encryption, TLS for transmissions, and restricted access controls. All staff receive training on privacy, security, and legal compliance.
Right to access personal information, request corrections, withdraw consent, and dispute inaccurate information. WATB responds promptly to any such requests.
Landlords must obtain tenant consent before requesting reports. Reports may only be used for legitimate tenancy decisions. Landlords cannot discriminate based on protected characteristics (race, religion, family status, etc.). Misuse of tenant data may result in termination of access.
Objectif : Nous recueillons des informations personnelles auprès des locataires et des propriétaires uniquement pour fournir des services de sélection des locataires et de gestion immobilière.
Informations collectées : Nom, date de naissance, adresses actuelles et précédentes, historique d’emploi et de location, références des anciens propriétaires ou employeurs, toute autre information nécessaire pour évaluer l’admissibilité du locataire.
Utilisation : Pour générer des rapports pour les propriétaires, vérifier l’identité et l’historique d’emploi/location, communiquer avec locataires et propriétaires.
Consentement : Le consentement explicite est requis avant la collecte, l’utilisation ou la divulgation. Le consentement peut être retiré à tout moment; le retrait n’affecte pas les rapports déjà émis.
Accès et correction : Les locataires peuvent demander l’accès ou des corrections à privacy@watenantbureau.com. Les demandes sont traitées rapidement.
Conservation : Les informations sont conservées jusqu’à 3 ans sauf consentement contraire; les données non nécessaires sont détruites de manière sécurisée.
Sécurité : Stockage sécurisé avec cryptage, contrôle d’accès et audits. Seul le personnel autorisé peut accéder aux données sensibles.
Transfert : Les données sont stockées au Canada; un consentement explicite est requis pour les transferts hors du Canada.
Mises à jour : Cette politique peut être mise à jour périodiquement; les mises à jour sont publiées sur le site Web.
Les locataires doivent donner un consentement explicite pour toutes les vérifications d’historique locatif, d’emploi et de références avant la collecte ou le partage des données. Le consentement est collecté par voie électronique ou écrite et stocké de manière sécurisée. Les locataires peuvent révoquer leur consentement à tout moment; cela n’affecte pas les rapports déjà émis. Les propriétaires ne peuvent pas accéder aux données des locataires sans consentement.
Les données des locataires et des propriétaires sont conservées jusqu’à 3 ans sauf consentement contraire. Les données sont détruites de manière sécurisée une fois qu’elles ne sont plus nécessaires. Les mesures de sécurité incluent le cryptage AES-256, TLS pour les transmissions et un contrôle d’accès restreint. Tout le personnel reçoit une formation sur la confidentialité, la sécurité et la conformité légale.
Droit d’accéder aux informations personnelles, de demander des corrections, de retirer son consentement et de contester des informations inexactes. WATB répond rapidement à toute demande.
Les propriétaires doivent obtenir le consentement des locataires avant de demander des rapports. Les rapports ne peuvent être utilisés qu’à des fins légitimes de décision de location. Les propriétaires ne peuvent pas discriminer sur la base de caractéristiques protégées (race, religion, situation familiale, etc.). L’utilisation abusive des données des locataires peut entraîner la résiliation de l’accès.